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gesmar y Algunas funciones Recientes Sobre Pedidos de Venta

Siempre que hablamos de gesmar, decimos que una de sus características es el ser dinámico, cambiante. Esos cambios nos los comentan nuestros clientes, que ven que tienen un problema o algo que desean controlar, y en vez de buscar herramientas fuera de gesmar, buscan la solución dentro. En los procesos con mucha manipulación de datos, es probable que si reducimos la manipulación de los trabajadores,  ganaremos en tiempo y en rigor de la información (reducimos la posibilidad del error humano).

En algunos casos la solución de un problema puede ser que ya exista en gesmar, pero puede ser que a nuestro cliente (el marmolista)  no le interese esa solución y nos proponga otra. Esa solución se estudia y en un 90% de los casos se implementa para que gesmar crezca, y el cliente este contento. Además desde DELTA GESTION damos la posibilidad de ese cambio.

Pedidos de Ventas. Incidencia en un trabajo. 

Así en los Pedidos de Venta, (recordemos que cuando un presupuesto se acepta total o parcial se genera un Pedido de Venta en gesmar) , puede ocurrir que tengamos problemas con el trabajo. Esos problemas se transforman en incidencias del Pedido de Venta. Las incidencias ya en la última versión de gesmar, tenían cabida, pero en la nueva versión de gesmar le damos un tratamiento  diferente. Las incidencias ahora son Pedidos de Venta con otra serie, ya que al final es realizar un trabajo: crear una pieza o el trabajo de nuevo. Ello implica saber al final del mes que cantidad de trabajos tienen incidencias, que importe nos implica y que material hemos consumido para tal fin.

Además, podremos rellenar el pedido de procedencia para que la trazabilidad de los trabajos sea continua. 

Pedidos de Ventas. Control de los que se anulan.

Otro aspecto en los Pedidos de Venta, es el control de los Pedidos de Venta que se anulan. Todo tiene un principio y un fin, y los pedidos que no siguen para adelante debemos tenerlos en cuenta, por que no deben de tenerse cuentan para el valor del mes. Si de un informe de Pedidos no quitamos los que se anulan no sabremos la carga de trabajo que tenemos en la empresa. En el tema comercial, ahí comerciales que comisionan por pedidos, y evidentemente los anulados no debería estar en ese cálculo. Otro aspecto importante de la anulación de pedidos es el motivo. En gesmar existe un campo para rellenarlo y así poder mejorar de cara a sus clientes la calidad del servicio.

Tema importante también es saber si el pedido posee o no albarán cuando es anulado , por que si el trabajo no se hace, en el informe debería salir como 0 pero si se ha realizado y después se anula, debería salir como negativo.

Pedidos de Venta y los SubPedidos de Venta.

En un Pedido de Venta nos podemos encontrar líneas donde se trabaja por unidades con el cliente. Unidades que define el cliente del marmolista que son indivisibles y es un conjunto de elementos. Por Ejemplo: 80 MOD12 ENCIMERA DE BAÑO CON REPISA.  Lo normal es que las 80 unidades se suministren a lo largo de un tiempo estipulado con el cliente, y que el pago de las mismas se realice con forme se van entregando. Sobre esta línea se debe llevar el control cuando la acepte el cliente ya que en todo momento deberemos saber cuantas nos faltan por servir , o que albaranes hemos realizado de esa línea,…..  En gesmar para dar solución a esto surgen los SubPedidos. Un subpedido parte del pedido original y lleva de todas las líneas del pedido las que hacemos y las que restan. Así la trazabilidad no falla y el pedido de venta guarda su formato original.

gesmar y la trazabilidad de una venta I

LA TRAZABILIDAD DE UNA VENTA PARA gesmar

Cuando se realiza una venta, (vamos a analizar una venta que pase por casi todos los pasos), partimos del presupuesto en el cual nos pueden aceptar una línea, varias líneas o todo, y generando uno o varios pedidos. Esos pedidos podrán tener ordenes de producción o no, y generaran uno o varios albaranes de una o varias series. Estos Albaranes se podrán facturar de uno en uno o agrupándose por cliente. Esta factura podrá tener una o varias formas de cobro, lo que hará que la factura esta cobrada o parcial mente cobrada. Si se desea la trazabilidad culmina, cuando la factura entra en contabilidad, anotando el debito del cliente, anotando en el registro de IVA y anotando en el registro de Ventas la misma, y los cobros en sus diferentes partes.

En gesmar un usuario puede ir a cualquier documento anteriormente indicado y ver lo que tiene detrás y lo que tiene delante, o sea si estamos en un pedido podremos ver en todo momento cual es su presupuesto de procedencia si lo tiene y cuáles son los albaranes o el albarán que ha producido.

Ahora incorporamos una opción que al usuario le permite verlo todo sin salirse de una pantalla. Veamos su formato.

2017 gesmar Situacion Ventas

En este formulario que es más largo, vemos la importancia de las fechas de cada documento,  vemos que podemos acceder a cualquier documento de la trazabilidad de la venta, podemos buscar por cualquier campo, podemos exportar a Excel cualquier búsqueda dinámica que realicemos……

Vemos la facilidad de analizar las ventas de un periodo de tiempo cualquiera, y por colores y zonas sin rellenar sabremos en todo momento la situación real: Sabremos que Pedidos no se han albaranado, o que presupuesto no han seguido para adelante o cuando tenemos pendiente de cobro de cada factura, o si un pedido posee varios albaranes, o cuantos albaranes y de quien están sin facturar………..

gesmar y la gestión de cobros I

Uno de los pilares de una empresa, es la GESTION DE COBROS. Esta debe ser eficiente, pues una empresa debe pagar cosas durante el mes: Compras,Gastos,Trabajadores,……..

Cuando en una empresa queremos controlar los cobros de las facturas que hacemos (y los pagos a proveedores, acreedores y trabajadores , pero eso sera en otro post) podemos establecer el control  en la facturación o llevarlo hasta contabilidad. Hoy nos vamos a quedar en las facturación.

Las empresas que llevan sus facturas a un asesor fiscal externo y no llevan contabilidad dentro de la empresa , les hace falta controlar los cobros de las facturas, por que estas muchas veces emplean varias formas de cobro diferentes y  se hace a lo largo del tiempo. gesmar

Para ello gesmar se apoya en listados dinámicos (se actualizan en tiempo real) y en formularios intuitivos. Los informes nos van dando lo cobrado y lo que resta de cada factura por cobrar. Estos listados se pueden sacar entre fechas , por clientes,…. y cuando la factura es cobrada totalmente sale de los mismos. Asi si un comercial realiza un cobro en un cliente y lleva su tablet, el puede anotar el cobro en ese momento y en la oficina saldrá el mismo. Los formularios son faciles e intuitivos para anotar el cobro siempre desde la factura.

gesmar y los movimientos del Stock

En una empresa del sector de la piedra, es importante controlar el Stock de los materiales que tenemos en nuestro almacén. Debemos saber las tablas que tenemos, los bloques, las baldosas, las bandas,…… Esta información debe ser dinámica y ágil, en tiempo real.

La entrada de material cuando se hace por Compra,  se hará a partir del Albarán de Compra, o sea compramos algo y al picarlo ya lo debemos tener en el Stock.  Este es el caso de empresas de Distribución. La entrada de material también se puede producir por un parte de producción, extraemos un material de la cantera y lo llevamos al almacén o cuando se transforma un material en otro.  El Stock se organiza por Almacenes. Dentro del Stock organizamos los materiales por medidas, agrupando las que sean iguales. Si tenemos subalmacenes o ubicaciones, también agrupamos por ellos.

gesmar Allbaran de Compra 1

La línea de un albarán de compra, tendrá su denominación y sus medidas, para diferenciar una tabla de otra. El material podrá tener un código de barras asociado, con el cual podemos realizar un albarán picando los códigos de los materiales.

gesmar Albaran de Compra 2

El Stock se controla con formularios asociados que nos la información o con informes. También gesmar posee listados que dan los movimientos de un artículo por el Stock, cuando se compró, cuando se vendió, en que documentos intervienen,….

gesmar Stock en Pedidos

gesmar incorpora un módulo importante en este momento. Los proveedores cuando venden tablas, ellos nos pueden poner en el albarán unas medidas, que no se corresponde después con las que tiene las tablas, en el albarán pueden ser menores. Cuando vayamos a vender esas tablas gesmar en su línea de venta, diferencia las dos, una para cuando se venda obtener máximos beneficios de la tabla y otra para decrementar correctamente del Stock el material y no se produzcan diferencias, por vender con unas medidas y comprar con otras.

La forma de decrementar el Stock, puede ser desde albaranes de venta, usado por empresas de distribución, que compran tablas y venden tablas, o en pedidos de venta, usado por empresas elaboradoras, que compran tablas y por ejemplo realizan encimeras, o en partes de producción, usado por canteras que extraen bloques y lo transforman en tablas.

Veamos un video, donde compramos dos tablas de un material diferentes, y una la vendemos y la otra no. En el video podemos ver como se establecen controles de entrada y de salida.