Cuestión. Cuando tenemos cualquier tipo de negocio, uno de los parámetros importantes del mismo es el Stock del Almacén. En una empresa donde compramos por ejemplo 10 vasos y vendemos dos, el control del stock es fácil, sería de 8 vasos siempre y cuando no se halla roto ninguno. Pero en una Fabrica de mármol, compramos un material; Tabla, Bloque…. y lo que obtenemos son Encimeras, Solerías, Figuras,…….. Existe una transformación; un articulo que compramos se transforma en otro y además nos deja un resto de material que deberemos hacer que entre de nuevo en el almacén o lo destinemos como deshecho e ira al contendor de basura.
Solución. Que hace gesmar ante esta cuestión? Lo primero que tenemos es un cliente que entra por la puerta y nos pide presupuesto de algún artículo. Generalmente le damos varias opciones para que el escoja la que desea. Tras pensárselo viene un día y nos escoge la opción a realizar. Desde gesmar se crea el pedido solo con la línea o líneas que nos ha aceptado. Posteriormente el departamento de administración de la empresa de mármol generara una orden de medición para ver exactamente que debemos hacer y valorar el pedido bien. A la hora de ejecutar el pedido , debemos introducir el material a consumir que se decrementará del Stock. Si no tenemos debemos pedirlo al proveedor o traerlo. Tras elaborar el artículo solicitado, deberemos decidir si el material que sobra es un retal y va a la basura o si es un nuevo articulo y le daremos entrada en el almacén. La entrada al almacén puede ser manual o automática. Lo normal es que sea manual pues el resto a meter puede tener alguna merma por rotura.
Para comprobar como el Stock cambia, siempre nos podemos ayudar de un informe dinámico que puede ser consultado desde una tablet,móvil o portátil en modo lectura el stock existente en el segundo. gesmar funciona en tiempo real.
Introducción. Cuando un cliente viene a nuestra empresa, solicita un presupuesto de lo que desea. Vamos a suponer que lo que desea es una encimera. Allí la persona de administración, le dará varios precios de diferentes materiales. Posteriormente el cliente nos llamará para decir que acepta uno de ellos. Con esa línea, gesmar generará el Pedido que nos solicita.En ese momento el cliente firmará el presupuesto y normalmente dará un dinero a cuenta. Ahora debemos ir a medir, entonces la persona de administración deberá hablar con el cliente y ver cuando le viene bien, la hora, la dirección,….. y genera una hoja de medición.
Debemos tener en cuenta que podemos cerrar un número de mediciones alto con lo cual debemos controlar muy claramente cuando las vamos a hacer, para no poner dos el mismos día, o saber por dónde va a estar el medidor para optimizar los desplazamientos. Para ayudar a administración, gesmar posee herramientas visuales que lo facilitan, pero eso lo comentaremos en sucesivos articulos.
Proceso. Una vez generada la hoja de medición podemos funcionar de dos formas:
a) Tradicional. Nuestro medidor tendrá la nota, en papel escrito y sobre ella cuando vaya al cliente hará el dibujo y verá los obstáculos, tipo de canto, número de ingletes, colocación del grifo, colocación de fregadero, tipo de estrías,…… y obtendrá la firma de conformidad del cliente. Dicho papel lo entregará en administración y el personal de administración lo deberá introducir en su software y archivar en su carpeta. Si el medidor se retrasa en pasar por la oficina, esos días no se podrá empezar a desarrollar el trabajo.
b) Opción que da gesmar. Nuestro medidor lleva una tablet y cuando va al cliente se conecta al servidor y en tiempo real, (INTERNET) hace el dibujo, recoge la firma y marca las características del trabajo desde gesmar. Al terminar lo graba y lo manda por mail a la administración en formato PDF. Con este proceso, hacemos que en tiempo real, o sea cuando el medidor salga por la puerta del cliente, que la información este en la oficina. Para que administración sepa que el trabajo está desarrollado y se debe empezar el proceso de fabricación, gesmar tiene varias formas de aviso. Por ejemplo, cuando el medidor genera el PDF, automáticamente llega un mail a administración informado de lo sucedido o mandando al usuario de gesmar un aviso visual o saliendo el documento por la impresora predeterminada. Ello es configurable. Eliminamos papeles intermedios.
En los Pedidos, como hemos visto en otros Post de nuestro blog, es importante controlar el material que utilizamos para la elaboración de los que nos piden. Así controlamos nuestro Stock de material en los almacenes . Pero otro aspecto importante ha controlar en nuestros pedidos es la historia o evolución del mismo en la empresa. Es muy importante saber en cada momento cual es la situación en la que se encuentran. A gesmarle da igual el tamaño de la empresa, pues entendemos que cuando una empresa del sector de la Piedra esta abierta, es por que realiza trabajos de sus clientes. Si trabajamos con constructoras o tiendas de cocina, los pedidos se incrementan. Si trabajamos con comerciales, a ellos les va a interesar saber en todo momento, como están los trabajos que ellos han cerrado. Por ello hay que facilitar la consulta de los mismo desde una Tablet , móvil o portátil, sin tener que llamar a la oficina para saber como están. Cuando llamamos para conocer ese dato, la persona de administración pierde la concentración y normalmente sale al taller a ver como va. Nos cuenta dinero esa gestión.
Por lo normal, cada trabajo suele tener una historia (Medición, Compra o Decremento del Stock, Elaboración, Facturación-Cobro, Corrección de Medidas ……) . Para llegar a su albarán hay muchos supuestos que nos complica llegar al mismo. Cada olvido de un detalle de uno de nuestros trabajos, al final se transforma en costos elevados para nosotros, beneficios más bajos. Debemos procurar que cuando un cliente nos llame, sepamos dar en cada caso como esta su pedido. Por ello gesmar posee una opción donde el usuario puede realizar el seguimiento de cada trabajo: Seguimiento de Pedidos.
Seguimiento de Pedidos
Para cada pedido vamos a tener un seguimiento independiente. Cada Pedido tendrá una serie de líneas, comenzando por la fecha de la linea de seguimiento (cuando la introducimos en el sistema) , que nos irá contando la historia de los mismos. Seguiremos con una descripción de lo que ha sucedido, quien de la empresa ha anotado dicha línea y luego tres campos: Estado, Gestión a Realizar y Fecha de Alerta. Con las tres primeras anotamos lo que ha sucedido. Pero también es importante organizar en qué estado está el trabajo, cuando creemos que ese estado va a cambiar y cuando cambie que debemos hacer o sea que gesmar trabaje para nosotros.
El número de estados, líneas de seguimiento y el de gestiones a realizar que podemos definir para gesmar son ilimitados.
Algunos ejemplos de estados, pueden ser los siguientes:
Podíamos tener un estado de ELABORACION. Con él le indicamos al cliente que su trabajo está en nuestro taller. Eso se lo puede decir cualquiera de las personas de la empresa sin tener que recurrir a preguntar a nadie.
Ese estado, puede ir en una línea de seguimiento, donde queremos que cuando se acabe el trabajo el sistema no avise que está terminado, y para ello queremos que sea dentro de 5 días (el número de días se puede cambiar porque no todos los trabajos tardamos igual) y se lo diga a una persona determinada de la empresa.
Podríamos tener un estado de TERMINADO, el cual avisa a cualquier persona que lo consulte, que el trabajo ya se ha terminado, que pude estar a falta de ser flejado y paletizado. Ese estado puede ir en una línea de seguimiento, donde queremos que nos avise a los dos días de que su nuevo estado debe ser FACTURACION y que avise de esta circunstancia a la persona responsable de la misma.
Podríamos tener un estado de PENDIENTE DE MATERIAL, con el cual avisamos que aún no ha empezado su trabajo y que está pendiente de la llegada del mismo al almacén.
Así un conjunto de estados básicos pueden ser estos:
Y unas líneas de seguimiento de un pedido estas:
Explotación de los Seguimientos de Pedidos.
Todo esto esta muy bien, siempre y cuando la explotación y manipulación de todos estos datos, no dependa de personas, sino de gesmar. Para conseguir esto, en esta nueva versión incorporamos dos opciones:
a) Avisador de Alertas por usuario o global. Cuando un usuario entra en gesmar, automáticamente se le pueden abrir todas las alertas del día, de Hoy. El podrá ver que pedidos se ven afectados por decisiones que debe tomar, podrá verlos y decidir. Podrá escribir otra linea y en su caso pasar la dependencia del pedido a otro usuario.
b) Calendario. En esta opción, se puede mandar información de los pedidos a determinados gestores de calendarios, para así poderlos ver visualmente.
Veamos un ejemplo de un Pedido y su Lineas de Seguimiento:
Buenos Días, hoy traemos un post que ha realizado uno de nuestros técnicos, donde contamos cómo funciona la nueva versión del Plan de Montaje , la versión 3.0.
Siempre que hablamos de gesmar, decimos que una de sus características es el ser dinámico, cambiante. Esos cambios nos los comentan nuestros clientes, que ven que tienen un problema o algo que desean controlar, y en vez de buscar herramientas fuera de gesmar, buscan la solución dentro. En los procesos con mucha manipulación de datos, es probable que si reducimos la manipulación de los trabajadores, ganaremos en tiempo y en rigor de la información (reducimos la posibilidad del error humano).
En algunos casos la solución de un problema puede ser que ya exista en gesmar, pero puede ser que a nuestro cliente (el marmolista) no le interese esa solución y nos proponga otra. Esa solución se estudia y en un 90% de los casos se implementa para que gesmar crezca, y el cliente este contento. Además desde DELTA GESTION damos la posibilidad de ese cambio.
Pedidos de Ventas. Incidencia en un trabajo.
Así en los Pedidos de Venta, (recordemos que cuando un presupuesto se acepta total o parcial se genera un Pedido de Venta en gesmar) , puede ocurrir que tengamos problemas con el trabajo. Esos problemas se transforman en incidencias del Pedido de Venta. Las incidencias ya en la última versión de gesmar, tenían cabida, pero en la nueva versión de gesmar le damos un tratamiento diferente. Las incidencias ahora son Pedidos de Venta con otra serie, ya que al final es realizar un trabajo: crear una pieza o el trabajo de nuevo. Ello implica saber al final del mes que cantidad de trabajos tienen incidencias, que importe nos implica y que material hemos consumido para tal fin.
Además, podremos rellenar el pedido de procedencia para que la trazabilidad de los trabajos sea continua.
Pedidos de Ventas. Control de los que se anulan.
Otro aspecto en los Pedidos de Venta, es el control de los Pedidos de Venta que se anulan. Todo tiene un principio y un fin, y los pedidos que no siguen para adelante debemos tenerlos en cuenta, por que no deben de tenerse cuentan para el valor del mes. Si de un informe de Pedidos no quitamos los que se anulan no sabremos la carga de trabajo que tenemos en la empresa. En el tema comercial, ahí comerciales que comisionan por pedidos, y evidentemente los anulados no debería estar en ese cálculo. Otro aspecto importante de la anulación de pedidos es el motivo. En gesmar existe un campo para rellenarlo y así poder mejorar de cara a sus clientes la calidad del servicio.
Tema importante también es saber si el pedido posee o no albarán cuando es anulado , por que si el trabajo no se hace, en el informe debería salir como 0 pero si se ha realizado y después se anula, debería salir como negativo.
Pedidos de Venta y los SubPedidos de Venta.
En un Pedido de Venta nos podemos encontrar líneas donde se trabaja por unidades con el cliente. Unidades que define el cliente del marmolista que son indivisibles y es un conjunto de elementos. Por Ejemplo: 80 MOD12 ENCIMERA DE BAÑO CON REPISA. Lo normal es que las 80 unidades se suministren a lo largo de un tiempo estipulado con el cliente, y que el pago de las mismas se realice con forme se van entregando. Sobre esta línea se debe llevar el control cuando la acepte el cliente ya que en todo momento deberemos saber cuantas nos faltan por servir , o que albaranes hemos realizado de esa línea,….. En gesmar para dar solución a esto surgen los SubPedidos. Un subpedido parte del pedido original y lleva de todas las líneas del pedido las que hacemos y las que restan. Así la trazabilidad no falla y el pedido de venta guarda su formato original.
